一、檔案數(shù)字化的目的和意義

檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案或其他形式的信息資料通過數(shù)字技術(shù)手段進(jìn)行處理和轉(zhuǎn)化，使其具備數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能的過程。那么你知道檔案數(shù)字化的目的和意義嗎？

1、目的

檔案數(shù)字化的主要目的是提高檔案的管理效率和服務(wù)水平。數(shù)字化檔案能夠方便快捷地進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索和利用，為檔案工作提供更加精準(zhǔn)、高效的支持。

2、意義

（1）檔案數(shù)字化意義在于可以更好的保存歷史資料。以前的保存手段和技術(shù)是有限的，這使歷史檔案可能出現(xiàn)不同程度的破壞，非常可惜。但現(xiàn)在科技發(fā)展，檔案數(shù)字化手段就避免了類似的情況發(fā)生。通過掃描、攝影等技術(shù)可以對(duì)檔案進(jìn)行更好的保護(hù)。

（2）檔案數(shù)字化意義是提高工作效率，方便了檔案的管理。檔案記載著不同時(shí)期不同種類的知識(shí)，所以整理工作是很繁瑣重復(fù)的，而數(shù)字化管理有事半功倍的效果，足不出戶，在電腦面前就可以完成檔案的察借閱工作。

（3）檔案數(shù)字化還為檔案的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持，從繁重的立卷中解脫出來，集中時(shí)間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作，進(jìn)一步開發(fā)檔案資源，文獻(xiàn)匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項(xiàng)工作。

二、檔案數(shù)字化的流程與要求介紹

檔案數(shù)字化流程主要包括檔案出庫(kù)、數(shù)字化前處理、數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描或信息采集、圖像處理或音視頻處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交、檔案入庫(kù)。

1、檔案出庫(kù)

檔案保管部門應(yīng)按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對(duì)象開展檔案調(diào)取、清點(diǎn)、登記等前期準(zhǔn)備工作，并提交檔案出庫(kù)申請(qǐng)，經(jīng)相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)相關(guān)手續(xù)，并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無(wú)誤后，對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)設(shè)置距離數(shù)字化加工場(chǎng)所較近的保管庫(kù)用以臨時(shí)存放紙質(zhì)檔案，并對(duì)紙質(zhì)檔案的領(lǐng)取與歸還進(jìn)行嚴(yán)格管理，認(rèn)真做好檢查、清點(diǎn)、登記等工作，確保紙質(zhì)檔案的安全。

2、數(shù)字化前處理

（1）紙質(zhì)檔案

紙質(zhì)檔案數(shù)字化前處理包括確定掃描頁(yè)、編制頁(yè)號(hào)、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、拆除裝訂、技術(shù)修復(fù)等內(nèi)容。

（2）錄音錄像檔案

錄音錄像檔案數(shù)字化前處理包括確定信息采集范圍、檔案檢查及清洗、修復(fù)工作。

3、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立

應(yīng)制定目錄數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)規(guī)則，包括數(shù)據(jù)字段長(zhǎng)度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。

數(shù)據(jù)庫(kù)選擇應(yīng)考慮可轉(zhuǎn)換為通用數(shù)據(jù)格式，以便于數(shù)據(jù)交換。數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)應(yīng)特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系，有利于紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果的管理和利用。

可采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)校對(duì)與人工校對(duì)相結(jié)合的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進(jìn)行檢查，包括著錄項(xiàng)完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改。

4、檔案掃描或信息采集

（1）紙質(zhì)檔案掃描

檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

在命名方面，應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名，命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。建議將用于長(zhǎng)期保存的數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件，并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。用于提供利用的數(shù)字圖像可存儲(chǔ)為多頁(yè)文件，采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。

如檔號(hào)為Z109-WS·2021-Y-BGS-0017的紙質(zhì)文書檔案有3頁(yè)，其用于長(zhǎng)期保存的數(shù)字圖像計(jì)算機(jī)文件名分別為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N001.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N002.jpg

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017N003.jpg

提供利用的數(shù)字圖像計(jì)算機(jī)文件名為：

Z109-WS·2021-Y-BGS-0017.ofd

應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

（2）錄音錄像檔案信息采集

應(yīng)根據(jù)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的信息采集設(shè)備，進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證采集后的數(shù)字音視頻信息清晰、完整、不失真，聲音和畫面效果最接近檔案原貌。應(yīng)按有關(guān)規(guī)定對(duì)從庫(kù)房調(diào)用的錄音錄像檔案進(jìn)行溫濕度平衡調(diào)整后方可進(jìn)行信息采集。

5、圖像處理或音視頻處理

（1）圖像處理

紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件圖像處理主要包括圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等。

（2）音視頻處理

錄音錄像檔案復(fù)制件的音視頻處理主要包括切分、剪切、轉(zhuǎn)換、降噪等。

6、數(shù)據(jù)掛接

數(shù)據(jù)掛接就是通過每件檔案數(shù)字復(fù)制件文件名、計(jì)算機(jī)文件名與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該件檔案的檔號(hào)一致性和唯一性，建立起目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件或音視頻文件的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系。數(shù)據(jù)掛接可通過數(shù)字化軟件批量、快速自動(dòng)完成。同時(shí)應(yīng)在軟件中通過檔號(hào)等形式建立圖像文件或者音視頻文件與檔案原件的關(guān)聯(lián)。

7、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交

檔案數(shù)字化完成后，檔案部門應(yīng)組織數(shù)字化成果驗(yàn)收組對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)與人工檢驗(yàn)相結(jié)合的方式進(jìn)行。

（1）驗(yàn)收內(nèi)容

檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收對(duì)象包括數(shù)字圖像或音視頻文件、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作文件、存儲(chǔ)載體等。

（2）驗(yàn)收指標(biāo)

能夠采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目應(yīng)采用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的方式進(jìn)行100%檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格率應(yīng)為100%。

紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收中，對(duì)于無(wú)法用計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢驗(yàn)的項(xiàng)目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進(jìn)行人工檢驗(yàn)。檢驗(yàn)比率不得低于5%，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率不低于95%。

錄音錄像檔案數(shù)字化應(yīng)對(duì)每個(gè)音視頻文件進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)前部、中部、后部進(jìn)行分段播放，播放時(shí)長(zhǎng)之和應(yīng)不低于該音視頻文件時(shí)長(zhǎng)的10%。應(yīng)對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行抽檢驗(yàn)收，被抽檢的音視頻文件須完整播放，抽檢的音視頻文件的個(gè)數(shù)及持續(xù)時(shí)間總和均不應(yīng)低于該批次的音視頻文件的5%。對(duì)于目錄數(shù)據(jù)與其音視頻文件對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。

8、檔案歸還入庫(kù)

紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后，拆除過裝訂物的檔案如需裝訂，應(yīng)注意保持檔案原貌，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。

分別按照紙質(zhì)檔案和錄音錄像檔案入庫(kù)相關(guān)要求，對(duì)完成數(shù)字化處理的檔案原件進(jìn)行處理和清點(diǎn)，并履行檔案入庫(kù)手續(xù)。