一、合同管理系統(tǒng)功能有哪些

合同管理系統(tǒng)是企業(yè)管理的重要組成部分，主要管理企業(yè)的往來(lái)合同，如采購(gòu)、銷售、工程合同等，它的具體功能主要有：

1、合同起草

提供合同示范文本庫(kù)，起草人選擇對(duì)應(yīng)的合同范本，填寫(xiě)合同要素，合同示范文本只允許起草人填空，不允許修改固定條款格式。

2、合同審批

根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程自定義軟件中合同審批流程，保存所有的審批意見(jiàn)，幫助評(píng)審人員參考，最后打印出合同審批單。

3、合同文件管理

管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，將任意格式的電子版文檔可以直接導(dǎo)入系統(tǒng)中。

4、結(jié)算管理

解決企業(yè)的資金管理，為合同細(xì)化了何時(shí)應(yīng)該結(jié)算賬款，無(wú)論是對(duì)收款還是付款均有重要意義，可以及時(shí)安排資金調(diào)度及收回款項(xiàng)，既保證按時(shí)守信，又合理充分利用資金，降低執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。

5、合同進(jìn)度記錄

明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)執(zhí)行的情況，到底完成到何種程度，完成的百分比是多少，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。

6、商品管理

采用合同商品清單、詢價(jià)、報(bào)價(jià)表單管理對(duì)應(yīng)標(biāo)的物型號(hào)、規(guī)格等明細(xì)，可以按商品類型、交貨期等信息統(tǒng)計(jì)合同商品數(shù)量和金額，為公司市場(chǎng)策略、財(cái)務(wù)規(guī)劃、招投標(biāo)管理等提供依據(jù)。

7、合同變更

記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，從而兼顧了變更過(guò)程管理的嚴(yán)謹(jǐn)和自動(dòng)性，關(guān)聯(lián)結(jié)果，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰。

8、預(yù)警

系統(tǒng)自動(dòng)掃描并對(duì)所有快到期的結(jié)款、審批、收貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)或事項(xiàng)進(jìn)行預(yù)警，幫助用戶提前做好財(cái)務(wù)規(guī)劃和分析決策。

9、報(bào)表

從不同角度對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，輔助經(jīng)營(yíng)決策，多樣化的統(tǒng)計(jì)方式，自定義統(tǒng)計(jì)條件，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果輸出圖形。

二、合同管理系統(tǒng)是如何進(jìn)行合同管理的

合同管理系統(tǒng)可以讓企業(yè)更高效地管理合同，其進(jìn)行合同管理主要可分為預(yù)執(zhí)行和執(zhí)行后兩個(gè)階段：

1、預(yù)執(zhí)行階段

（1）挑選適合的模板并起草合同

從模板庫(kù)中依據(jù)合同請(qǐng)求、使用預(yù)置的標(biāo)準(zhǔn)語(yǔ)言和條款起草合同。在合同管理系統(tǒng)中請(qǐng)求訪問(wèn)權(quán)限是很容易的，使用簡(jiǎn)單的訪問(wèn)請(qǐng)求表單，用戶就可以申請(qǐng)到訪問(wèn)權(quán)限。這個(gè)過(guò)程比傳統(tǒng)的通過(guò)電子郵件或電話申請(qǐng)的方法更安全。

除了請(qǐng)求表單，團(tuán)隊(duì)還可以訪問(wèn)預(yù)先批準(zhǔn)的合同條款和模板庫(kù)，從而更快地實(shí)現(xiàn)文檔和合同組裝，同時(shí)消除標(biāo)準(zhǔn)法律語(yǔ)言的偏差。

（2）執(zhí)行合同，包括談判、審批和簽字

現(xiàn)在，您已使用預(yù)先批準(zhǔn)的模板或條款創(chuàng)建了合同草稿，下一階段是執(zhí)行合同。執(zhí)行合同草案必須先做到兩件事。

首先，有關(guān)各方必須審查合同草案，這可能需要也可能不需要談判。其次，相關(guān)人員必須批準(zhǔn)該合同文件。使用電子合同管理系統(tǒng)審查和修訂合同，可以簡(jiǎn)化這一過(guò)程

被授予權(quán)限的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)可以直接在電子合同管理系統(tǒng)中同時(shí)審閱和修訂文檔，而不是通過(guò)電子郵件或者微信等交換和執(zhí)行修改意見(jiàn)。當(dāng)文件準(zhǔn)備好時(shí)，各方將收到提示。用戶可以簽署文檔并將其轉(zhuǎn)發(fā)到合同生命周期的下一階段。

（3）合同創(chuàng)建和執(zhí)行自動(dòng)化工作流

合同管理系統(tǒng)的工作流功能主要關(guān)注的是在合同生命周期中，控制和管理合同請(qǐng)求的流程，從執(zhí)行到管理各個(gè)階段。用簡(jiǎn)單的話說(shuō)，就是這個(gè)軟件幫我們?cè)诤贤瑥拈_(kāi)始到結(jié)束的全過(guò)程中，管理和指導(dǎo)合同的所有請(qǐng)求和步驟。構(gòu)建自動(dòng)化工作流程，消除手動(dòng)跟蹤，并簡(jiǎn)化管理合同所需的每個(gè)階段。

合同工作流可以根據(jù)類型、角色和合同記錄數(shù)據(jù)而變化。還可以關(guān)聯(lián)到微信通知和手機(jī)日歷提醒等功能，以加快組織的工作流程。使用業(yè)務(wù)規(guī)則和流程在合同生命周期的每個(gè)階段構(gòu)建工作流，供員工遵循。這樣做將確保整個(gè)合同生命周期的治理和合規(guī)性。

2、執(zhí)行后階段

（1）將合同、組織、聯(lián)系人和文檔集中在一個(gè)安全的存儲(chǔ)庫(kù)中

合同管理系統(tǒng)允許您的團(tuán)隊(duì)為所有合同和文檔存儲(chǔ)建立一個(gè)電子存儲(chǔ)庫(kù)。這是合同管理流程數(shù)字化轉(zhuǎn)型的第一階段。該軟件使您能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)安全和隱私的數(shù)字解決方案，保持最高的數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)。

（2）管理合同、文件、組織、聯(lián)系人以及關(guān)鍵日期和條款

合同管理系統(tǒng)中的工具改進(jìn)了執(zhí)行后的合規(guī)性和管理流程，它還可以最大化組織管理的合同的價(jià)值，例如可以配置電子郵件或微信、日歷等提醒您在截止日期之前啟動(dòng)操作；隨時(shí)訪問(wèn)存檔合同；進(jìn)行更有效的合同管理和審計(jì)，并自定義待辦事項(xiàng)列表。

（3）通過(guò)搜索、報(bào)告和儀表板訪問(wèn)和分析合同數(shù)據(jù)

合同管理系統(tǒng)可利用和構(gòu)建合同數(shù)據(jù)，您可以輕松搜索合同，并把合同放置在有用的報(bào)告和儀表盤(pán)中。此外，在將現(xiàn)有合同添加到合同管理系統(tǒng)時(shí)，系統(tǒng)支持光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)尤為重要，OCR會(huì)自動(dòng)掃描文檔內(nèi)容，以確保各方可以輕松找到所有合同內(nèi)容，以便您執(zhí)行任何搜索。